高校社團值得學習的三招,該怎麼開會才是有效率?

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文/呂亞芯

對於高中職生來說,社團常是校園生活的一大重心。然而,當繁雜的課業碰上社團活動的忙碌期,社員們便會蠟燭兩頭燒,忙得不可開交。此時,如果社團集合開會是漫無目的得討論,或是閒話家常、題外話一堆,那麼,即使是脾氣再好的人也會火冒三丈吧!因此,懂得有效率地開會是非常重要的。想要改善社團開會的效率嗎?每個熱愛社團的人都來參考看看以下三招吧!

1、 訂出明確的開會主題及目標

建議會議負責人宣布開會時間的時候,不要只是籠統地說要開什麼活動的會,可以再更明確地講出開會的目的和預計完成的決議。例如服務隊開第一次籌會時可能是要和大家介紹服務社區的環境以及統計往後的每個人可參與的會議時間。如此一來,便能幫助社員提早做好準備,在開會時能更快進入狀況。

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另外,負責人可以在開會的前幾天就把會議的大綱擬好,並且貼在社團的群組裡,讓每個人都能看到。這樣子,有心發言或回應的人就能提前構思和組織自己的說詞,減少因為口語表達不清楚而浪費的時間。

2、 共同遵守會議秩序

會議秩序是決定會議能否順利進行相當重要的一環。若是開會時有人擅自發言,容易造成會議有所拖延。因此,每個人講話時都要注意會議禮貌,等台上的人發言完畢再舉手,才不會打斷會議的進行。另外,無關於會議主題的事情不要再會議當中討論。即使是講重要的社團事務,也要看會議結束後有沒有餘下的時間能利用。如果想到什麼就提什麼事出來討論,開會的大綱被打亂,會議就會變得效率不彰。

3、 每個人都做好時間控制

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是的!控時不僅是負責人的工作,更是每個社員的責任。開會時不論是舉手發言還是自己有要報告的事項,都要督促自己用最少的時間完整的講完自己的部分。如果身旁的人或是台上的負責人話講太長,則可以善意的提醒一下:「開會時間快沒囉!」、「講太長有人會睡著哦!」這樣,就能更有效率的利用開會時間。

如果想要更精準地控制開會時間,還能規定每個人的發言時間,讓大家在報告時都學會精簡用詞、控制自己講話的時間。在高校時期參與社團,學習團隊合作與分工,是個難能可貴的經驗。從開會的流程中,更能學會如何與團隊有效的溝通。想和冗長的會議說掰掰嗎?那就趕緊試試以上三招吧!

Koobii編輯部

Author: Koobii編輯部

Koobii高校誌編輯部,一群擁有改變世界夢想的年輕人

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