社團開會實用秘笈大公開

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缺乏效率?資訊不流通?大家都會碰到的問題一次解決!

文/陳蔚承

社團是校園生活的一大重心,社團不僅是玩樂、舒壓的地方,它更是企業組織的縮影,可以讓你認識未來社會組織的運作方式。組織要運作就是要有效率,不可避免地「開會」成為最常用的方法。但是開會如何開得有效率、開會結果如何讓每個社員都知曉,都是必備的技巧和知識。本文以兩個社團合作活動的會議來揭露可能會碰到的問題。

 

【開會時間過長】

筆者在詢問過許多高校生後發現,「開會效率欠佳」似乎是普遍的問題。該如何解決這樣的問題呢?

首先,負責會議(或是提出開會邀請)的一方要有充足的準備。會議負責人不僅要訂出會議時間,還要決定會議目的和預計完成的事項,而不是只攏統地說「我們來開會吧」,這樣沒有中心主旨的會議只會變成另一場聯誼。

第二,只找有決策權或是相關的人士參加。會議忌諱一群人進行,最常發生的就是來了一堆人卻不知道來幹嘛,或是討論項目與某人無關卻出席的情形,這樣不僅浪費人力資源,也會因為人多嘴雜,每個人都有意見,討論起來事倍功半,因此專家建議,一個會議最好不要超過10個人參與。

有同學分享了一次開會經驗。他們和另外一間學校社團開會,雙方各自來了十幾個人,但真正有權力討論和決策的只有三、四個人,其他的人都在百無聊賴地聊天、滑手機和吃東西,導致整個會議很亂,而參與的會議的雙方最後做了什麼決策只有他們知道,在場的其他人都不知道。既然如此,那邀請其他人來幹嘛呢?

 

【準備好再來開會】

「我們開會的時間都很長,而且都沒辦法得到決議,有些人到了現場才開始了解我們要討論什麼,我們又要花時間跟他解釋。」某一個社團的公關說。

開會討論事情似乎是理所當然,但「討論」的應該是決策,而不是「現在我們要討論什麼事情」。會議不是大家腦力激盪的或是了解情形地方,因為這樣只會拖延會議時間而無法有最後的決議,這樣開會形同虛設。

要開得有效率,最重要的就是與會人員都要準備好。會議負責人在會議前應該將資料、討論事項、與會者負責的工作、可能有什麼共識的等事項寄給前來開會的人,並針對這些事項進行決議和意見表達;如果是與會但不用報告的人,也應該事前閱讀好資料並準備好提問,而不是當下才開始思考。增加會議效率最簡單的方法,就是每個人都做足準備。

6002707731_cd61a4ae57_o【時間的管控】

大家都有經驗,會議開久了就會昏昏欲睡,因此速戰速決才是上策。除了上面提到的,另外要做的就是準時。學生大多是利用放學後或是假日時段開會,這兩個時段對學生來說都是休息和讀書最好的時候,占用太多時間拿來開會實在可惜。 許多學生說,放學開會每次都會開到很晚,除了沒效率,另一個原因就是太晚才開始,加上學生可能會選在餐廳討論,來的人點餐、吃飯再聊個天,晚上就過去了,什麼都沒談到。

用在時間控管

因此,應該明訂開會時間,必要時要制訂懲罰機制或是遲到超過十分鐘不得入席等規定。第二,負責人要制訂議程並寄給與會人,開會時照著議程走,如果某一議題討論時間即將超時,那麼負責人(主席)就應該親自決策或是盡快進入表決階段。第三,規定每個人的發言時間,如果有人發言超時,負責人可以善意提醒。

 

【決議如何傳達】

「有一次開完會,我們決定了一些要執行的項目,到了驗收那天,另一個社團中沒有參與會議的人說『有這項喔?我不知道耶,開會的人沒跟我說』。」某一個社團的社長很無奈地說。

會議是社團代表參與,不是全部社員,因此將決議帶回社團很重要。開完會後,社團代表應該把會議結果、會中雙方提出的問題向社內沒有與會的成員說明,這會花一些時間,但這是最重要的,因為資訊不流通,最後的結果就是那位社長提到的,沒與會的人一問三不知。

會議記錄是很好用的東西。每場會議都應該要有人專職紀錄,這份紀錄不僅僅是會議內容和負責的工作、一份簡要的大綱可以給沒有參與會議的人看,更是一層保障和依據,因為白紙黑字寫明了雙方該履行的責任,如果發生糾紛或是認知不同,會議記錄就是一個依據。負責會議記錄的人是會議中最忙的人,要一邊聽會議內容,一邊要整理歸納;會議記錄最好是會議結束的當天編寫好,並給雙方代表看過。

會議紀錄-1

最後要提醒的是,會議中沒有所謂的「平等」。許多學生開會時都會覺得大家都是朋友,所以大家的意見都應該採納,但這是錯誤的,因為開會中一定會有主導人和主席,並由主席做最後的決議,主席會以個人的經驗和取得的資訊來做最後決定,無關對錯但必須負責,所以一旦有了決議大家就應該認真執行。

開會不是那麼簡單的事情,要做到有效率、有效果、有效益,會前、會中的準備和注意事項不可少,以下歸納4個祕訣:

  1. 只找有相關或是有決策權的人參與。
  2. 會前準備工作不可少。
  3. 時間控管,包括發言時間、議程和開始的時間。
  4. 與會代表應將訊息帶回給其他社員,必要時可使用會議紀錄。

只要做好上述幾個工作,相信你的社團會議一定會更有效率,畢竟假日和放學後大家都想休息,為何要把寶貴的時間浪費在沒有意義的會議上呢?

Author: 陳蔚承

喜歡寫東西,各式各樣的文章主題都想嘗試,各式各樣的文章類型都在練習,希望有一天能變成言之有物、對社會有用的文字工作者。

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