同學們!你應該知道的製作PPT注意事項

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PPT(PowerPoint)是最常使用的文書資料處理的系統之一,常用於簡報中,不論是學校的分組報告、論文口試或是企業中的企劃提案,都看得到它的身影。它製作簡單方便,又可以用清楚的篇幅呈現你想說的內容。

如果你還是高校生,或許會想「我要知道這個幹嘛,我現在又用不到!」乖,讓小編告訴你,如果你PPT用得出神入化,頁面設計恰到好處,能夠為你的報告大大加分,甚至還有吸睛的效果,有時候就因為你精美的PPT讓你完成不可能的任務。因此,盡早學會製作PPT應該知道的注意事項,對於未來上大學後的分組報告或出社會的會議,都是非常有幫助的!

(話說,小編一直會把PPT跟PTT搞混,誰能救救小編啊!)

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【PPT是簡報,不是文章】

第一個,也是最重要的,就是很多人會在PPT把你想講的東西全部放進去。這是不對的,因為太密集的文字讀者們不會想看,看了也會充滿壓力。正確的做法是放一些關鍵的字詞,提示你想要講的重點。

【聽眾們都是識字的】

或許你覺得,我把東西都打在PPT中,我照念就好了。小編之前大學的時候也做過相同的事,但是當場被教授念:「如果是這樣,我幹嘛還你上台簡報?我自己看就好了啊」。簡報的精隨就是用簡單扼要的方式讓對方知道你想做什麼,也讓台下的聽眾快速了解你想幹嘛。如果你只是逐字朗讀,那大可不必,因為台下的聽眾都是識字的,你大可不必當他們的眼睛。

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【簡報前應該做足功課】

由於PTT上面只提供你提示,不是所有內容,所以你更應該了解整份簡報中的前後脈絡,而且要清楚知道每一頁簡報的內容,不要出現「疑?我有做過這一頁嗎?」或是「啊?這頁怎麼會出現在這裡」這樣的情形。

【圖片比文字更有力】

PTT除了打文字,它還有更強大的功能,就是表格跟排版。人們天生是不傾向看文字的,但表格跟圖片卻能吸引人的目光。某個企業老闆跟小編說過:「簡報的內容,圖片第一,表格第二,文字第三」,所以能善用圓餅圖、長條圖等統計圖表或是美美的照片輔以精簡的文字,會讓你的簡報精彩很多!

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【色彩的調配】

作簡報的時候,會需要幫聽眾們畫重點。你有可能將重點字詞用不同的顏色標起來,這樣做很貼心,但是注意千萬不要一個頁面裡有太多不同的顏色,一般建議是不要超過三種,太多可能會讓看的人眼花撩亂,反而找不到重點在哪裡。

另外,顏色也不要太過鮮豔。要知道,簡報大多是在暗室裡用幻燈片的方式播放,因此對比太強烈、太跳的顏色會讓讀者眼睛感到疲憊。所以與其用鮮紅色、黃色標記重點,不如用橘色更為適合。

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這些都是做PTT時需要注意的地方,小編從大學一直到現在,PTT一直是最重要的文書工具之一,但由於學藝不精加上本身沒什麼美感(羞),所以做出來的PTT總是慘不忍睹,還一直被同事虧大學沒認真讀書。所以同學們,要好好學習怎麼做PTT簡報,不要步上小編後塵啊(哭)!!!

Koobii編輯部

Author: Koobii編輯部

Koobii高校誌編輯部,一群擁有改變世界夢想的年輕人

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