掌握5個關鍵讓你的電子郵件回覆率100 %提升!

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網路發達的今天,已經很少人會動手寫信了,取而代之的是電子郵件。但在「書寫能力」下降的今天,要寫出一封通暢無誤、合乎禮節且能將目地表達清楚的電子郵件,可能不是那麼容易,此外,寄出去之後能不能得到對方的回信也是一個需要注意的地方。

 

或許你會覺得寫封電子郵件有什麼難的?信寄出去對方就要回信,不然咧?這你就錯了,對方不回信的因素很多,但是如果你能掌握到下面提到的5個關鍵,不僅能讓你的郵件的內容品質大幅度提升,更能讓你的信件回覆率大幅提升!

 

第一,不要忘了基本禮貌

平常人與人交談時見到對方要禮貌性地問好。寫電子郵件也一樣,最忌諱就是劈頭就開始說你想要做什麼,所以應該先說某某某您好,如果對方是某單位的負責人,也應該加入職稱。

 

信件寄出後,應該致電對方,有禮貌地告知對方信件已經寄出並請對方去收信,因為信件寄出後,除非對方是常開信箱的人,不然你的信很有可就這樣躺在對方的信箱裡,直到最後一刻對方還是沒有開啟過。

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第二,以條列的方式呈現內容  

電子郵件的精隨就是用最精簡的方式讓別人知道你的問題或是要求。因此,長篇大論、未編輯整理過的文字千萬不要隨意放入信件中,你要做的是將自己的訴求整理好,以條列的方式呈現。  

 

如果你有訴求或問題,卻不知道從何寫起,那可以利用5W1H的原則(What、Who、 Where、 When、How、Why)來寫,這樣對方看到你的信,可以一目瞭然。

 

第三,內容排版很重要  

  • 除了上述的要以排列的方式外,還有以下幾點:
  • 一個段落的長度最好控制在3至4行以內,比較容易閱讀
  • 每一行不要過長,一直頂到螢幕畫面最右端,要想到對方閱讀的方便性
  • 如果要換行,請注意在不要在成語或片語中間換行。每句的逗號、句點後面換行可以換行。
  • 回信時,之前信件中不必要的內容不要引用
  • 正式電子郵件要避免用「表情符號」,如XD、: )、= =等等

 

第四,設定回覆期限  

此舉是要求對方在某個期限內回覆你,這是最常被人疏忽的地方,但也是關鍵之處。或許你覺得給別人一個回覆期限是一種強迫,但設定回覆期限卻是必須的,因為這個動作不僅是提醒對方要更有效率處理你信件中的訴求,也是給自己一個緩衝和準備的時間,以免自己等了又等,最後對方一直沒有回應而耽誤了原有的進度。

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第五,寄出前多看幾次吧

在按下寄出鑑前,應該回頭檢查看看:

  • 是否有錯字
  • 該附件的文件有沒有attach(小編常常會忘記,所以寄出去後對方常常面帶冏樣地問:阿文件咧?)
  • 是否有提供明確的聯絡方式
  • 收件人是否正確,如果收件人有數人,應該要確定誰是主要的負責人。若是負責人以外的收件者,可以用副本(cc)的方式寄送,如果妳不想讓對方知道你還寄給誰,可以用密件副本(bcc)。
  • 對方的姓名、職稱是否正確

只要掌握住上面說的幾個方法,就可以讓你的信件回覆率大幅度提升,但如果真的是十分重要的事,或是要立即取得對方答覆,就應該面對面或電話討論,但萬法不離其宗,注意禮節、整理要表達的內容並設定回覆期限都是你增加效率的關鍵。

Koobii編輯部

Author: Koobii編輯部

Koobii高校誌編輯部,一群擁有改變世界夢想的年輕人

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